La Progettazione - Appunti di Metodo [Ultima Parte]
Scritto da Augusto Vino Lunedì 16 Febbraio 2009 02:00
Capitolo 9.La progettazione della “struttura di implementazione”.
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In ultimo, il tema, in qualche misura legato al precedente, della progettazione della struttura di implementazione del progetto.
Per “struttura di implementazione” di un progetto intendiamo l’insieme delle soluzioni organizzative, delle regole e procedure, delle modalità previste di collaborazione tra le risorse professionali interne ed esterne alla Amministrazione, nonché l’insieme degli impianti fisici e dei materiali necessari per realizzare gli obiettivi previsti dal progetto.
Le ricerche svolte in tema di implementazione di progetti complessi - e con elevati contenuti di innovazione – concordano nell’individuare nell’efficace funzionamento della struttura di implementazione una delle principali condizioni di successo.
Detto in estrema sintesi.
Un progetto si realizza, supera gli innumerevoli ed imprevedibili ostacoli che sempre insorgono sul suo cammino se – e nella misura in cui – si crea una clima di solidarietà e di fiducia reciproca, un forte impegno verso la realizzazione del progetto, all’interno del gruppo di attori a diverso livello coinvolti nella implementazione.
Progettare la struttura di implementazione significa quindi:
- individuare le competenze professionali necessarie alla realizzazione delle diverse parti del progetto
- definire i ruoli, le responsabilità dei diversi attori e le regole delle relazioni
- progettare le procedure operative necessarie (tra le altre, ad esempio, le procedure di rendicontazione, che, per una organizzazione che non abbia una consolidata esperienza nell’utilizzo dei fondi comunitari costituiscono sempre un elemento problematico)
- ma anche e soprattutto definire e ridefinire il sistema degli impegni reciproci tra i diversi attori.
E’ questa della progettazione della struttura di implementazione, una attività progettuale i cui contenuti sono ovviamente specifici e differenti per ogni progetto.
Possiamo però ritenere che essa vada svolta il più presto possibile, contestualmente alla definizione dei contenuti del progetto e in ogni caso prima dell’avvio delle fasi di implementazione.
Una figura cruciale – sia nella progettazione della struttura di implementazione, che nella sua successiva gestione – è quella del responsabile del progetto.
Il responsabile dell’attuazione del progetto deve essere indicato all’atto della formulazione del progetto – individuandolo preferibilmente all’interno della Amministrazione proponente - e ne segue tutte le fasi di realizzazione, dalla predisposizione iniziale delle condizioni per l’avvio, alla gestione delle fasi conclusive.
Il responsabile del progetto – così come riportato nella manualistica sul Project Management – svolge una serie di funzioni:
- definisce la pianificazione operativa del progetto, traducendo le indicazioni del documento progettuale in precisi programmi di lavoro ed in procedure attuative
- negozia impegni con le diverse risorse inserite nel progetto, sulla base del programma di lavoro definito
- svolge funzioni di interfaccia – cioè di snodo che facilita le comunicazioni – verso tutti gli attori del progetto, interni ed esterni alla Amministrazione, anche aggiornandoli periodicamente sullo stato di realizzazione del progetto
- svolge un continuo monitoraggio sullo stato di avanzamento del progetto, valutando periodicamente il rispetto dei tempi previsti
- coordina le diverse risorse e gruppi di lavoro, per conseguire gli obiettivi del progetto, anche sotto il profilo del rispetto del budget economico previsto
- rileva problemi e criticità, assumendo o facendo assumere le decisioni opportune per consentire il proseguimento ed il buon esito del progetto.
Si tratta pertanto di una serie di responsabilità di carattere fortemente operativo, che consigliano di individuare volta per volta il responsabile del progetto tra il personale che più direttamente sarà coinvolto nella realizzazione dell’intervento, conferendogli quella autorità che può derivare dal conferimento di un incarico formale.
In conclusione di questi Appunti, vogliamo ricordare che – alla fine dei conti – il “Progetto” è ciò che di fatto si realizza e non ciò che è stato ideato dai progettisti.
Se questo è vero, è importante definire il problema correttamente, individuare obiettivi ed azioni coerenti con la natura del problema e le sue cause, ma è anche altrettanto importante preoccuparsi di attrezzare le migliori condizioni per la realizzazione del progetto, tentando per quanto possibile di prevenire l’insorgere di problemi, difficoltà, incomprensioni tra gli attori coinvolti.
Una buona progettazione dovrebbe consentire di ridurre il divario – in realtà mai completamente eliminabile – tra ciò che possiamo immaginare di fare, e ciò che, a consuntivo, avremo effettivamente realizzato.
Bibliografia minima
Archibald R. D., Project Management. La gestione di progetti e programmi complessi, Franco Angeli 1985
Baldini M., Miola A., Neri P. A., Lavorare per progetti, Franco Angeli 1993
ISFOL, Guida alla progettazione dello sviluppo locale, Franco Angeli 1999
Franco Botta (a cura di), Risorse e strumenti per uno sviluppo eco-sostenibile del mezzogiorno, Nord e Sud, settembre 1993 (rivista pubblicata da Edizioni Scientifiche Italiane, Napoli)
Rossi P.H., Freeman H. E., Evaluation. A Systematic Approach, Sage Publications 1986
[fine Parte 10 - Ultima Parte]
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