Capitolo 5.
Lo svluppo del Disegno del Progetto.
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Definito il disegno di massima del progetto, che deve rendere espliciti i nessi logici rappresentati nella figura 2, occorre sviluppare tale disegno per formulare un organico piano di azione.
Le questioni sono qui numerose e differenti. Si tratta infatti di:
• definire un percorso di realizzazione degli obiettivi, cioè individuare la più corretta sequenza di attività ed i tempi prevedibili
• individuare le competenze professionali necessarie
• individuare i partner ed esplicitare i nessi tra il progetto ed altre iniziative eventualmente attivate o in via di attivazione da parte dell’Amministrazione
• definire il budget dei costi
Esaminiamo le singole voci.
Per ciò che attiene alla definizione del percorso e dei tempi di realizzazione, l’approccio più utile è probabilmente quello che punta ad individuare prima di tutto i “sottoprodotti” necessari alla realizzazione dell’output finale, ed individua successivamente le attività necessarie alla realizzazione di ogni singolo “sottoprodotto”.
Nella articolazione delle attività di cui si compone il progetto, è infatti sempre bene mantenere uno schema di ragionamento per cui si individuano gli obiettivi parziali, le realizzazioni parziali, e successivamente le attività necessarie.
Lo schema è uno schema gerarchico, per cui un obiettivo è composto da sotto-obiettivi, che loro volta sono composti da obiettivi di minor rilevanza.
E’ proprio questa attività di scomposizione uno dei passaggi fondamentali per articolare un preciso progetto.
Lo schema generale è raffigurato nella figura 3.
Ad esempio, se l’obiettivo è quello di realizzare un Centro di orientamento professionale e scolastico, allora l’albero della progettazione – abbastanza semplificato - può essere rappresentato come nella figura alla pagina seguente.
Come mostra l’esempio, non c’è bisogno, in questo primo passaggio, di indicare l’ordine cronologico, la sequenza in cui le diverse attività dovranno essere realizzate – ed i diversi output parziali prodotti.
Ciò che importa in questa prima fase dello sviluppo del disegno, è indicare in maniera completa tutti i sotto-obiettivi ed output parziali necessari a realizzare l’output finale del progetto.
Dal punto di vista pratico, il processo può essere svolto a ritroso, a partire dai risultati finali.
Occorrerà quindi chiedersi, a partire dal risultato finale atteso: di cosa ho bisogno – in termini di studi, analisi, metodologie, sperimentazioni, risorse di qualche tipo - per poter realizzare questo output finale? E per poter ottenere questi output intermedi di cosa ho ancora bisogno? E quali attività servono per realizzare tali output intermedi?
Solo quando si sia completata la individuazione di output parziali ed attività relative, è possibile interrogarsi sulla sequenza più opportuna in cui svolgere le diverse attività, ed individuare quindi le diverse fasi attuative di cui si comporrà il progetto.
Individuata la sequenza più corretta – o semplicemente quella resa possibile dal sistema dei vincoli in cui opererà il progetto – e le durate delle singole attività, si può definire il programma di realizzazione del progetto, che in genere viene rappresentato utilizzando il cosiddetto diagramma di Gantt.
E’ questo uno strumento di semplice utilizzo. Si tratta in sostanza di una tabella che porta, come titoli delle righe le attività che abbiamo individuato attraverso l’albero, e come “titoli” delle colonne la successione dei mesi, settimane ovvero giorni, in relazione al grado di dettaglio del piano di lavoro.
All’interno della tabella così creata si marcherà il periodo temporale in cui si preveda che venga svolta ogni singola attività.
Un esempio di diagramma di Gantt riferito all’apertura del centro di orientamento è rappresentato nella figura 5.
Ovviamente non tutte le attività si svolgeranno in maniera rigidamente sequenziale, potendosi prevedere anche dei percorsi paralleli: sono tutte quelle attività che nel Gantt vengono rappresentate in coincidenza dello stesso mese.
Il diagramma rappresentato mostra come il progetto si concluderà, con l’apertura del Centro, entro sei mesi dall’avvio delle attività.
Possiamo inoltre notare come il diagramma di Gantt, utile come strumento di pianificazione, si riveli utile anche come strumento di monitoraggio, poiché consente di controllare, mese per mese, che tutte le attività previste si stiano svolgendo regolarmente.
Possiamo ancora notare come tutte le attività si dovranno caratterizzare nei termini di output che realizzano e di obiettivi parziali che conseguono. Al termine di ogni attività dovrà essere disponibile un determinato output, necessario per avviare una o più delle attività successive.
L’unica eccezione generalmente ammessa è costituita dalle attività di “coordinamento” del progetto, che accompagnano tutto il progetto, e producono output difficilmente individuabili (o comunque numerosi, differenziati, e distribuiti per tutto l’arco di svolgimento del progetto).
Viceversa altre attività che pure si svolgono in momenti diversi del progetto, dovranno essere indicate come attività “puntuali” e non continuative, con riferimento agli output parziali che producono. Sono attività di questo tipo le attività di monitoraggio ed autovalutazione, o di diffusione dei risultati: è opportuno anche per esse individuare i prodotti intermedi, e enucleare le attività finalizzate a realizzare a tali prodotti. Ad esempio potremo prevedere alcuni report di valutazione e monitoraggio, stati di avanzamento successivi del progetto, ovvero diversi “eventi” – convegni, seminari, pubblicazione di documenti – per la diffusione dei risultati, che andranno indicati separatamente, collocandoli nei diversi momenti dello sviluppo del progetto.
Occorre inoltre notare come i tempi totali di attuazione del progetto saranno noti solo al termine della elaborazione, quando saranno state individuate, e rappresentati nel Gantt, tutte le attività che si svolgono in contemporanea, ed i cui tempi di realizzazione quindi non devono essere sommati per definire il tempo totale del progetto.
Una volta definite le attività – ed i correlati output intermedi – dovrebbe essere abbastanza agevole – ma mai banale – individuare le competenze professionali necessarie a svolgere ogni singola attività.
E’ questo ovviamente un passaggio fondamentale per giungere a definire i costi previsti del progetto.
Sempre a proposito di costi, può essere utile introdurre una distinzione, da tenere sempre presente, tra:
• l’arco temporale in cui si sviluppa una attività e
• l’impegno richiesto alle singole risorse professionali all’interno di questo arco temporale.
Una attività – che può essere ad esempio “progettazione di dettaglio del corso di formazione” – può durare un certo periodo, diciamo un mese, o trenta giorni; ma all’interno di quest’arco temporale l’impegno di lavoro di un progettista di formazione può essere anche inferiore, ad esempio stimabile in 15 giornate/uomo di lavoro. In questo caso, si vuole indicare che un progettista di formazione lavorerà a part time su quel progetto. Viceversa, potrebbe anche essere necessario un impegno di un progettista di formazione per 60 giornate – stante la complessità dell’intervento, o il suo carattere di innovatività, o per qualsiasi altro motivo – in un periodo che, per ipotesi, non può esser più lungo di trenta giorni. Questo significa semplicemente che occorrerà reclutare due progettisti di formazione che lavorino a tempo pieno in quel periodo di trenta giorni.
La distinzione è ovviamente fondamentale: la durata delle attività è infatti il dato che, riportato sul Gantt, permette di stimare i tempi complessivi, la durata totale, del progetto; l’impegno in giornate/uomo previsto dalle risorse professionali all’interno di ogni attività è invece il dato che consente di formulare il budget dei costi di personale.
Tale budget dovrà considerare sia il personale esterno – acquisito con rapporti di consulenza ed incarichi ad hoc – sia il personale interno, impegnato anche solo per una quota parte del proprio tempo di lavoro nel progetto. Ma sugli elementi che compongono il budget dei costi, torneremo tra un attimo.
In sintesi, lo sviluppo del disegno progettuale dovrebbe condurre a definire gli elementi riportati nella tabella di fig. 6.
Per ciò che attiene alla definizione del budget dei costi del progetto, non si può dire molto. Se la progettazione ha per riferimento un Bando comunitario, sarà il Bando a dettare regole differenti in ordine alle tipologie ammissibili di costi, al livello consentito ed alla possibilità di ottenere revisioni o spostamenti di risorse da una voce di costo all’altra in corso di realizzazione.
Può però essere utile citare qui la normativa che regola il Fondo Sociale Europeo, vuoi per esemplificare il tema, ma anche perché tale normativa è spesso assunta come termine di riferimento anche per progetti riferiti ad altri programmi comunitari.
La circolare n. 101 del 1997 del Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale “Congruità dei costi per le attività formative cofinanziate dal F.S.E.” precisa i massimali di costo ritenuti congrui per alcune voci di spesa, con riferimento in particolare a docenti, direttori di corso e di progetto, tutor, personale amministrativo e consulenti.
Gli importi sono riportati nella tabella seguente.
In ultimo, sempre nel caso di Bandi comunitari, occorrerà individuare i partner internazionali con cui condurre una o più fasi del progetto, o con cui realizzare attività di scambio e confronto di esperienze. Spesso tali partner dovranno anche concorrere finanziariamente alla realizzazione dell’iniziativa.
[fine Parte 6 - Sesta Parte]
La dispensa è pubblicata su questo sito in più capitoli.
E' altresì scaricabile sul sito di A.LEA Action Learning snc, all'indirizzo http://www.alea-snc.it/ (sezione "Documenti", voce "Articoli, Paper e Ricerche").
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