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Il primo passaggio, logico ma anche temporale, consiste nella definizione e nella diagnosi del problema.

I punti fondamentali qui sono soprattutto tre :

a)   descrivere un problema in termini tali da renderlo risolvibile
b)   formulare delle ipotesi sulle possibili  cause del problema
c)   cercare di descrivere un problema non nei termini delle sue cause o delle possibili soluzioni, ma nei termini delle conseguenze negative, degli effetti visibili e documentabili che si intenderebbe rimuovere o ridurre.

Vediamo i singoli punti.

a)  In genere noi non abbiamo di fronte dei “problemi” ma piuttosto delle situazioni problematiche, cioè delle situazioni in cui qualcosa non è soddisfacente: non hanno le caratteristiche che noi vorremmo, si presentano con elementi che disturbano, che danno fastidio.

La prima fase della progettazione consiste nel definire una situazione problematica nei termini di un problema che sia risolvibile; il che significa renderlo circoscritto e ben individuato.
Tale passaggio non è mai semplice, poiché richiede spesso un approfondito lavoro di analisi e di “selezione” tra i diversi aspetti che caratterizzano la situazione problematica, per individuare quelli che configurano un problema circoscritto ed affrontabile.
Ad esempio, una situazione problematica può essere costituita dal disagio giovanile, o dalla scarsa vivibilità di alcuni quartieri o zone del territorio. E’ evidente che non è possibile proporre un progetto che intenda diminuire il disagio giovanile, o rendere vivibile una zona : sarebbe un progetto non solo troppo ambizioso, ma difficilmente controllabile nei suoi effetti, e per i quali i mezzi sarebbero sempre insufficienti rispetto agli obiettivi.
Occorre allora definire cosa intendiamo per disagio giovanile, quali aspetti vogliamo in particolare affrontare, così come occorre individuare quali variabili concorrono a rendere invivibile un quartiere, e cosa intendiamo per “invivibile” e quali aspetti si presentano particolarmente critici.
Il “problema” da porre al centro dell’intervento potrà essere allora l’elevato tasso di abbandoni scolastici, o la disoccupazione giovanile - tanto per citare temi fin troppo consueti - ovvero, per andare sull’altra situazione problematica, lo stato della sicurezza pubblica in quel quartiere, piuttosto che la dotazione di servizi sociali, etc. etc.
E’ evidente che la definizione di quale sia il problema implica delle scelte e delle decisioni : si tratta di scelte e decisioni che, anche se focalizzano l’attenzione solo su alcuni aspetti della situazione problematica, tralasciandone altri, sono però fondamentali.

Un progetto dovrebbe indicare quali obiettivi intende raggiungere e come sia possibile misurare la capacità di conseguire quegli obiettivi. Questo è impossibile se il problema non viene circoscritto e delimitato, attraverso un lavoro di analisi che a volte può anche essere lungo e oneroso.

b)  Tale lavoro di analisi coincide, di fatto, con la ricerca delle cause che sono all’origine del problema, e di conseguenza con la definizione di ipotesi sulla sua possibile soluzione.
E’ infatti dalla individuazione delle cause che nasce sia la possibilità di individuare soluzioni al problema, sia una più chiara descrizione del problema stesso. Esattamente come in medicina, dove formulare una diagnosi significa individuare con precisione la malattia, darle un nome,  ma anche, al tempo stesso, ipotizzare i possibili rimedi.
Con la differenza che, nel caso della progettazione, spesso si tratta non solo di individuare una causa, ma di selezionare, tra diverse possibili cause, quella che appare come la più importante, o comunque quella che vale la pena collocare al centro dell’intervento.
Forse un esempio può chiarire meglio questi passaggi.
Nel caso del Programma PASS si è partiti da un problema ben definito, la difficoltà particolarmente evidente per la Pubblica Amministrazione Locale dell’Italia Meridionale, ad accedere ai fondi comunitari. Si noti che già questa definizione del problema, rende possibile capire quali effetti otterranno le azioni messe in campo, poiché essi saranno valutabili – proprio per il modo con cui è stato definito il problema  - nei termini di un aumento della capacità di attingere ai fondi comunitari da parte della amministrazioni meridionali.
Tuttavia, per poter formulare delle ipotesi di intervento, devo prima formulare delle ipotesi sul perché si determini quel problema che mi interessa risolvere. E la causa che è stata individuata è stata la scarsità di competenze professionali, all’interno delle amministrazioni meridionali, in tema di progettazione e gestione di progetti finanziabili dai programmi comunitari. E’ solo a questo punto che può cominciare a delinearsi una strategia di intervento.
E’ tuttavia evidente – anche da questo esempio – che formulare delle ipotesi sulle cause alla origine di un problema, ci mette nelle condizioni di intervenire su quel problema, ma condanna anche all’insuccesso il progetto se le cause non sono state individuate correttamente, ovvero se le cause più rilevanti sono altre, da noi non considerate.

c) il terzo aspetto infine è relativo alle modalità con cui descriviamo il problema : per quanto possibile è opportuno indicare quegli effetti o aspetti del problema che si intendono rimuovere.  In questo modo, inoltre, sarà più semplice individuare gli obiettivi del progetto.
Ad esempio, nel caso del “disagio giovanile” non è corretto dire che il problema è la mancanza di centri di aggregazione per i giovani, perché questa è la soluzione che eventualmente proporremo per il problema ; o, nel caso delle Pubbliche Amministrazione meridionali, dire che il problema è la scarsa competenza progettuale dei dipendenti: questa è la causa ipotizzata per un problema che dovremmo esprimere diversamente.
E’ più corretto dire - nel primo caso - che il problema su cui voglio intervenire è costituito dal disagio giovanile – nelle sue varie accezioni, che dovremo sforzarci di precisare, come detto – mentre nel secondo caso potremo dire che il problema è dato dalla difficoltà di accesso ai fondi comunitari.
In linea generale, è abbastanza frequente confondere il problema – ad esempio disagio giovanile - con la sua possibile soluzione –  apertura di un Centro di aggregazione. Ma questa confusione deve essere per quanto possibile evitata, perché altrimenti il rischio è che non si definiscano correttamente gli obiettivi dell’intervento.